La structure est à la base de toute présentation : ne la négligez jamais
Structure, structure et structure encore. C'est ainsi que vous pouvez amener les gens à comprendre, à s'intéresser et à se souvenir d'une présentation. Sans structure, une présentation se trouve dépourvue de logique. Feriez-vous confiance à des gens sans logique ? Je parie que non. Alors pourquoi votre audience vous accorderait sa confiance et suivrait vos idées si elles ne sont pas structurées ?
Donc, avant de vous plonger dans la création de diapositives, il est primordial de réfléchir à la façon dont vous allez structurer votre présentation notamment avec l'outil méthodologique puissant que nous allons voir ensemble.
Le principe de la Pyramide: son fonctionnement
Le principe de la pyramide a été développé pour les consultants de McKinsey par Barbara Minto, pour les aider à structurer leurs rapports et à avoir un impact décisif sur les clients. Il fait désormais largement partie de la boîte à outils que tous les consultants en stratégie du monde entier doivent apprendre et utiliser.
Ce principe repose sur l'idée qu'une structure hiérarchique crée un scénario logique. En résumé, votre présentation doit commencer par une introduction qui énonce à la fois le problème et votre réponse, et le reste de la présentation est là pour étayer votre réponse.
Ce message clé est soutenu par un ensemble d'arguments qui crée un récit ordonné menant naturellement à la validation du message. Chaque argument renforce le message à l'aide de données.
Étape 1 : construire un plan à la logique SCQR
Tout d'abord, vous devez préciser de quoi vous allez parler, pourquoi c'est important, à quel problème vous répondez et quelle sera votre réponse. Cela permettra au public d'identifier clairement où vous allez. C'est ce qu'on appelle la logique SCQR :
Situation: décrire de qui ou de quoi nous parlons (par exemple "Le client est un constructeur automobile de premier plan")
Complication: Vous ne seriez pas là si tout allait bien, alors qu'est-ce qui ne va pas? (par exemple "le client perd de l'argent")
Question: Formulez ce que vous essayez de résoudre. Il doit s'agir d'une question unique et simple. (par exemple "comment le client peut-il à nouveau faire des bénéfices ?")
Réponse: la solution brillante que vous avez trouvée ou sur laquelle vous avez travaillé pour résoudre la question (par exemple, "le client doit concentrer ses efforts sur le segment des véhicules légers du marché")
Cet exercice peut être plus complexe qu'il n'y paraît. Ce qui est bien c'est qu'une fois terminé, l'introduction de votre présentation sera également prête. Mais nous reviendrons sur ce point.
Étape 2 : écrivez la logique qui sous-tend votre réponse
Maintenant, les gens connaissent votre réponse, mais ils ne sont pas nécessairement d'accord. Vous devez les convaincre que vos arguments sont valides et reposent sur une logique solide.
Définissez les arguments qui, ensemble, mènent à votre conclusion. Les arguments à l'appui doivent être MECE (mutuellement exclusifs, collectivement exhaustifs).
Par exemple, si vous recommandez de vous concentrer sur le segment des véhicules légers, trois arguments pourraient être "le segment des véhicules légers à marge élevée", "ce segment est actuellement en croissance" et "nous avons la capacité de capturer une bonne part de ce marché". ”.
En fonction de la taille de votre présentation ou de la complexité du sujet, chaque argument de votre démonstration peut lui-même être soutenu par des sous-arguments.
Étape 3 : étayez vos arguments par des données
Vous avez probablement fait des recherches ou des analyses avant d'arriver à votre conclusion.
Ne vous contentez donc pas de faire des déclarations, apportez des preuves. Si l'un de vos arguments sur lequel vous vous appuyez est « le segment des véhicules légers a la plus forte croissance », alors étayez-le par un tableau comparatif qui montrera clairement que la croissance de ce segment est la plus élevée, et que votre argument est irréfutable.
Si vous disposez de nombreuses données pour étayer vos arguments, vous pouvez également simplement en énoncer l'essentiel et conserver les détails dans des annexes.
Étape 4 : Ecrivez l'introduction
Une présentation doit commencer par une introduction claire. La plupart du temps, les gens ne lisent pas vos diapositives jusqu'à la fin (oh désolé, je pensais que vous le saviez déjà). Aussi très souvent dans les réunions, certaines personnes doivent partir avant que vous ayez terminé, ou vous manquez de temps. De plus, lors des réunions les gens sont souvent distraits, fatigués, ennuyés ou affamés et ne font pas attention. Et si vous n'êtes pas encore parvenu à votre brillante conclusion avant le temps imparti, des participants risquent de passer à côté de votre idée principale.
Assurez-vous donc que tout ce qui compte vraiment se trouve dans l'introduction. De cette façon, vous êtes sûr que tout le monde l'entend.
Et ce que les gens doivent absolument savoir, c'est le plan SCQR que vous avez présentez au tout début. Alors réutilisez-le simplement pour écrire votre introduction ! Vous pouvez également y ajouter les principaux arguments qui appuient votre réponse. Si vous ne le faites pas, les gens vous interrompront probablement pour défier votre recommandation.
Etape 5: Mettez au défi votre structure
Maintenant que vous avez votre scénario SCQR, votre structure logique, les données pour la soutenir et une introduction concise, vous êtes prêt à défier votre structure. Vous ne voudriez quand même pas passer des heures à produire une présentation puis challenger sa structure et finir par devoir tout changer, n'est-ce pas ?
Donc, dans la mesure du possible, arrêtez-vous ici, allez rencontrer des collègues ou votre patron et assurez-vous que les gens sont convaincus de la structure de votre présentation. Si votre structure est solide, elle devrait résister. Si ce n'est pas le cas, vous n'aurez qu'à retravailler la structure.
Étape 6 : préparez le reste de votre présentation
Maintenant que vous avez défini votre logique et vos données sous-tendant vos arguments, il ne vous reste plus qu'à faire les diapositives. Cela devrait être beaucoup plus facile maintenant que vous savez exactement où vous allez.
Assurez-vous que vos titres reflètent cette logique et que si les gens ne lisent que le titre (comme ce type assis au dernier rang de la pièce qui a oublié ses lunettes), ils comprendront toujours votre histoire.
N'oubliez pas d'utiliser des titres d'action, c'est-à-dire des phrases contenant un verbe d'action. De cette façon, les gens n'ont pas besoin de deviner ce que vous voulez dire ou d'interpréter le contenu de votre diapositive.
Si vous souhaitez produire efficacement des diapositives avec un rendu professionnel, vous pouvez utiliser des outils tels que le complément Power-user pour PowerPoint. Avec des dizaines de fonctionnalités telles que des icônes, des cartes, des diagrammes, des graphiques ou des outils de mise en forme automatique, vous pouvez faire du processus de création de diapositives une formalité et vous concentrer sur l'essentiel : la structure de votre présentation.
Conclusion
Si les gens sont d'accord avec la logique soutenant votre message clé, et si chaque argument de votre logique est soutenu par des données, alors vous avez gagné. Comment les gens pourraient-ils être en désaccord ?
Enregistrez donc ce lien dans vos favoris, et la prochaine fois que vous préparez une présentation, revenez-y et assurez-vous de suivre la logique !
Remarque : L'illustration de la Pyramide est également disponible dans la bibliothèque de modèles PowerPoint de notre complément Power-user. Téléchargez-le pour garder cette structure toujours à portée de main.