Si vous vous êtes déjà retrouvé aux prises avec des polices incohérentes, des jeux de couleurs confus et des mises en page de diapositives indisciplinées lors de la création d'une présentation PowerPoint, vous allez vous régaler.
Dans cet article, nous sommes sur le point de révéler les secrets du masque des diapositives, qui peut transformer votre présentation chaotique en une machine professionnelle bien huilée. Alors, attachez vos ceintures et explorons le monde du Masque des Diapositives !
TABLE DES MATIÈRES
Comment le Masque des Diapositives augmente la productivité et garantit la cohérence de la marque
Comment réparer votre masque des diapositives : la checklist
Comment Power-user peut aider les entreprises et les utilisateurs à respecter leur image de marque
Qu'est-ce que le Masque des Diapositives dans PowerPoint ?
Définition
Le Masque des Diapositives contrôle l'apparence générale et la mise en forme d'une présentation PowerPoint. Il est utilisé pour établir des éléments de conception cohérents, tels que les couleurs d'arrière-plan, les polices, les espaces réservés pour le texte et le multimédia, ainsi que d'autres attributs visuels, sur toutes les diapositives d'une présentation.
En créant et en personnalisant un masque des diapositives, les utilisateurs peuvent garantir une apparence uniforme à leurs présentations, tout en économisant du temps et des efforts lors de la création et de la modification des diapositives. Toutes les modifications apportées au masque des diapositives sont automatiquement propagées à toutes les diapositives qui y sont liées, ce qui en fait un outil puissant pour maintenir une conception cohérente et professionnelle tout au long d'une présentation PowerPoint.
Comment accéder au Masque des Diapositives dans PowerPoint
Pour accéder au Masque des Diapositives dans Microsoft PowerPoint, procédez comme suit :
Cliquez sur l'icône « Afficher » dans le ruban PowerPoint. Cet onglet est situé en haut de la fenêtre de l'application.
Dans la section « Vue » , vous verrez plusieurs vues de présentation dans l'onglet « Vues principales » groupe. Cliquez sur « Masque des diapositives ». Cette action vous amènera à la vue Maquette des diapositives.
Vous pouvez également accéder directement à la Vue principale des diapositives à partir de l'onglet Power-user
Une fois que vous êtes dans la vue Masque des diapositives, vous verrez des miniatures des mises en page à gauche et à droite la diapositive de mise en page sélectionnée avec divers espaces réservés, tels que le titre, le contenu et zones de pied de page.
N'oubliez pas que toute modification que vous apportez dans la vue Masque des diapositives affectera les diapositives connectées au même modèle de diapositive ou à la même mise en page dans votre présentation, garantissant ainsi une conception cohérente tout au long. Ceci est particulièrement utile pour conserver un aspect professionnel et cohérent à vos diapositives PowerPoint.
Composants du Masque des Diapositives
La diapositive initiale de votre masque des diapositives est appelée « diapositive principale ». ou « diapositive mère », servant de référentiel de mise en forme principal. Toute modification apportée à cette diapositive s'étendra automatiquement à toutes les Dispositions suivantes, souvent appelées « diapositives filles ». Par conséquent, il est conseillé de définir la police, la taille et d'autres attributs pour les titres, sous-titres, pieds de page et logos sur la diapositive principale s'ils doivent être identiques pour toutes les Dispositions.
De plus, les Dispositions individuelles peuvent également être adaptées à des besoins spécifiques. Ces mises en page couramment utilisées comprennent les Dispositions de titre, les Dispositions d'intercalaires, les Dispositions de comparaison, les Dispositions incorporant du texte et des images, les Dispositions d'images uniquement, les Dispositions au format liste, les Dispositions de graphique, etc.
L'utilisation d'un modèle principal personnalisé aligné sur les exigences de votre entreprise vous permet d'établir une norme prédéfinie pour la création de nouvelles présentations. Cette norme joue un rôle central dans la définition de l'identité d'entreprise de votre entreprise.
Comment le Masque des Diapositives augmente la productivité et garantit la cohérence de la marque
Mise en forme standardisée pour les diapositives et le contenu créé
Le masque des diapositives fournit un format par défaut pour vos diapositives, avec des titres, des numéros de page, la position du logo, etc. bien placés et formatés.
Il offre également la possibilité de rétablir le format des diapositives en cas de besoin. Si vous allez dans l'onglet « Accueil », sous le groupe « Diapositives », vous trouverez un bouton « Rétablir » bouton. Cliquez simplement dessus pour réinitialiser automatiquement la mise en forme de la diapositive afin qu'elle corresponde à la mise en page correspondante du masque des diapositives. En règle générale, vous pouvez rendre automatiquement les titres de vos diapositives homogènes avec une simple « Rétablir », à condition que le masque des diapositives soit correctement configuré.
Le masque des diapositives détermine également le format par défaut du contenu que vous créez sur la diapositive :
Chaque fois que l'utilisateur insère une nouvelle forme, elle sera automatiquement formatée avec les couleurs et la police correctes. C'est du temps gagné !
Chaque fois que l'utilisateur insère un graphique, celui-ci sera également déjà préconfiguré avec le jeu de couleurs approprié pour chaque série, simplifiant considérablement la création de graphiques visuellement cohérents et conformes à votre marque d'entreprise.
Passer facilement d'un thème à un autre
Si le masque des diapositives a été correctement configuré, toutes vos diapositives et présentations peuvent ensuite être automatiquement converties vers d'autres thèmes.
Il existe 2 cas courants dans lesquels cela peut vous faire gagner des heures.
Si vous êtes un prestataire de services comme un consultant, vous pourrez copier et coller des diapositives dans le thème de n'importe lequel de vos clients, et ces diapositives s'ajusteront en fonction du Masque des diapositives du client. La position et le format des titres des diapositives, les couleurs, les polices, le style des puces, les logos, les pieds de page, les numéros de page, etc., tout cela correspondra comme par magie à l'identité visuelle du client.
Si votre organisation met à jour l'identité de la marque, la transition de l'ancien au nouveau modèle PowerPoint peut sembler un défi. Mais si le Masque était correctement configuré au départ et correctement utilisé, il suffira alors d'un simple copier-coller pour convertir une présentation vers le nouveau thème, réduisant ainsi la résistance au changement et garantissant une adoption plus rapide et une cohérence avec la nouvelle identité de marque.
7 bonnes pratiques pour créer un Masque des diapositives efficace
1. Décidez de la taille optimale de la diapositive
Il est essentiel de déterminer la bonne taille de diapositive dès le début de votre processus de création du Masque des diapositives. Les options les plus courantes incluent 4:3, A4 et 16:9.
Le ratio 16:9 est de loin la norme recommandée aujourd'hui. Il convient parfaitement aux ordinateurs et moniteurs modernes basés sur le même ratio. Cela signifie que le contenu de vos diapositives sera plus grand, plus facile à lire et qu'il sera plus facile pour les utilisateurs de préparer des présentations puisqu'ils disposeront d'un grand espace de travail sur l'écran. Vous éviterez d’avoir des zones noires à gauche et à droite de vos slides. Les diapositives 16:9 auront également un aspect impeccable une fois imprimées.
Le format 4:3 est l'ancien format, car c'est le format utilisé par les anciens moniteurs. Mais certaines organisations n'ont toujours pas migré vers le format 16:9 en raison des efforts que nécessiterait la transition. Cela signifie que leurs présentations seront plus difficiles à créer et à lire puisque seule une partie de l'écran sera utilisable dans PowerPoint.
Le format A4 est utilisé pour optimiser l'aspect de l'impression. Certaines organisations le préfèrent au 16:9 car elles ont souvent besoin d'imprimer des présentations.
Pour ajuster le format des diapositives, accédez à la Vue principale des diapositives, puis cliquez sur « Taille des diapositives ». et choisissez « Écran large (16:9) » ou toute autre option.
2. Mettre en place un vrai thème
C'est fou, mais 50 % des organisations ne formalisent pas de thème PowerPoint. Ils pensent généralement que c'est le cas, mais non. Cela les conduit à perdre un temps considérable lorsque tous leurs utilisateurs ont du mal à mettre en forme les diapositives !
Le thème constitue l'épine dorsale de la productivité et de la cohérence de PowerPoint. Un thème PowerPoint se compose de polices, de couleurs, d'arrière-plans et d'effets définis dans le masque des diapositives.
Pour définir le thème, allez dans la section « Vue » puis choisir la vue « Masque des diapositives ». Consultez les menus affichés dans l'illustration ci-dessous pour personnaliser les couleurs et les polices de votre thème.
Sous « Couleurs », choisissez « Personnaliser les couleurs » et la fenêtre ci-dessous s'ouvrira dans laquelle vous pourrez personnaliser chaque couleur et l'enregistrer en tant que nouveau thème. .
Voir plus de détails dans cet article sur comment configurer le thème de couleur dans PowerPoint. Il existe quelques bonnes pratiques sur où placer chaque couleur pour garantir une efficacité maximale.
Une fois que vous avez défini les couleurs, accédez de la même manière à la section « Polices » et choisissez « Personnaliser les polices ». Vous devrez configurer une police pour les titres et une pour le corps du texte.
3. Utilisez un seul masque et quelques dispositions
Le fait de réduire au minimum le nombre de Masques des diapositives et de Dispositions simplifie votre processus de conception. En règle générale, un Masque des diapositives suffit avec quelques Dispositions pour les pages de couverture, les diapositives de contenu, les diapositives de l'agenda et peut-être quelques options pour afficher le texte avec des graphiques et des images sont suffisants.
Les utilisateurs n'ont pas besoin de 100 Dispositions différentes. Lorsqu'ils ont besoin de quelque chose de spécifique, ils peuvent parfaitement positionner eux-mêmes les objets directement sur la diapositive. N'avoir qu'un nombre réduit de Dispositions les aidera à respecter le style de l'entreprise, à maintenir la cohérence et à rationaliser leurs présentations.
4. Positionnez judicieusement les espaces réservés : pensez aux utilisateurs !
L'emplacement et la taille des espaces réservés, tels que les zones de texte et les images, doivent être soigneusement étudiés. Ils ne doivent pas obstruer le contenu important et doivent être cohérents d’une diapositive à l’autre. Assurez-vous qu’ils sont positionnés pour une lisibilité et un équilibre visuel optimaux.
Pensez d'abord aux utilisateurs ! Imaginez à quel point c'est ennuyeux lorsque vous utilisez PowerPoint, si vous devez mettre beaucoup de contenu sur la diapositive mais que la moitié est déjà occupée par un énorme titre ou un logo !
Assurez-vous de conserver des titres, des pieds de page et des logos raisonnablement petits. Assurez-vous de laisser aux utilisateurs un espace de travail suffisant, sinon ils feront preuve de créativité et les chevaucheront ou adapteront le masque des diapositives à leurs besoins. Et vous pourrez dire adieu à la cohérence !
5. Méfiez-vous des photos !
Lorsque vous ajoutez des images à votre masque des diapositives, soyez attentif à la quantité et à la taille de ces images. Ces images doivent-elles vraiment figurer dans le masque des diapositives ?
Les images volumineuses et haute résolution augmenteront la taille du fichier, non seulement dans une présentation, mais dans chaque présentation créée avec le masque des diapositives (donc pratiquement toutes les présentations de votre organisation !).
Fait amusant : nous avons vu certains clients qui avaient tellement d'images dans leur masque des diapositives que chaque présentation créée dans l'ensemble de leur entreprise faisait déjà 50 Mo avant même qu'une seule diapositive ne soit ajoutée.
Avec des fichiers aussi volumineux, ils ne pouvaient tout simplement envoyer aucune présentation PowerPoint par email, et juste enregistrer un fichier prenait 60 secondes à chaque fois !
Ne faites pas la même erreur. Les utilisateurs peuvent ajouter des images à partir d'une bibliothèque d'images. Si elles n'ont pas absolument besoin d'être dans le masque, évitez de les y mettre.
6. N'utilisez pas d'images noires et colorées en arrière-plan
L'utilisation d'images noires ou colorées comme arrière-plan peut rendre votre texte et d'autres éléments difficiles à lire. Il est préférable de choisir un arrière-plan subtil et contrasté qui améliore la lisibilité et complète votre thème.
En outre, imaginez ce qui se passera dans la vraie vie lorsque les utilisateurs commenceront à imprimer des présentations avec un fond de couleur : votre cartouche d'encre sera vidée en quelques pages, et cela vous coûtera une fortune, sans même mentionner l'aspect environnemental.
7. Testez et validez le Masque auprès des utilisateurs
Avant de finaliser votre présentation, il est essentiel de la tester auprès de votre public cible ou de vos collègues.
Cette étape permet d'identifier tout problème de conception ou de mise en forme et garantit que votre Masque et vos Dispositions fonctionnent bien à l'écran et à l'impression, et qu'ils sont bien acceptés par les utilisateurs.
Comment réparer votre masque des diapositives : la checklist
En suivant la liste de contrôle ci-dessous, vous pouvez optimiser efficacement votre masque des diapositives et avoir un impact positif sur tous les utilisateurs PowerPoint de votre organisation !
Vérifiez les couleurs et les polices du thème dans le masque des diapositives
✅ Vérifiez que le masque des diapositives vraiment contient les couleurs de votre thème, pas seulement sur la diapositive mais dans le thème lui-même.
Il existe un moyen simple de vérifier cela : sélectionnez n'importe quelle forme sur la diapositive et regardez la palette de couleurs lorsque vous souhaitez la recolorer. Les couleurs du thème sont affichées en haut de la palette. Si vous ne voyez pas les couleurs de votre entreprise ici, alors votre masque des diapositives est terriblement faux !
✅ Faites de même pour les polices. Il doit y avoir une police de titre et une police de corps définies dans le masque des diapositives, et ces polices doivent être utilisées de manière appropriée pour les titres et les espaces réservés de texte dans l'ensemble de votre masque des diapositives.
Vérifiez les Dispositions dans le Masque des diapositives
✅ Il ne devrait y avoir qu'une seule diapositive mère dans le masque des diapositives, avec plusieurs Dispositions. Si vous voyez plusieurs diapositives mères, quelque chose ne va pas et vous devez effectuer un nettoyage.
✅ Assurez-vous qu'il existe des Dispositions pour les diapositives communes, telles qu'une page de couverture et une diapositive de contenu au moins. Mais vous en avez peut-être bien d’autres.
✅ Supprimez toutes les mises en page qui ne sont pas nécessaires dans votre présentation. Avoir trop de mises en page ou de doublons peut encombrer l'interface et inciter les utilisateurs à utiliser les mauvaises.
✅ Nommez vos Dispositions de manière descriptive pour aider les utilisateurs à identifier facilement la bonne mise en page pour leur contenu. Des noms de Dispositions clairs améliorent l'efficacité de la création et de l'édition de diapositives.
Vérifiez les espaces réservés de chaque mise en page dans le masque des diapositives
✅Le titre doit être un véritable espace réservé au titre, et non un espace réservé au texte ordinaire. Si le "Titre" n'est pas cochée, alors ce n'est pas un vrai titre et cela aura des conséquences négatives (le Rétablir ne réinitialisera pas le titre, la Pipette de Power-user ne détectera pas vos titres, etc.).
✅Il devrait y avoir un espace réservé pour le numéro de diapositive, et peut-être un espace réservé pour le pied de page. Si vous placez l'espace réservé sur la diapositive "mère" au lieu des Dispositions individuelles, cela garantira que la position reste la même partout pour toutes les Dispositions.
✅Si vous utilisez des sous-titres sur vos diapositives, assurez-vous qu'il existe une Disposition avec un espace réservé aux sous-titres dans le masque des diapositives afin que chaque utilisateur ne définisse pas le format et la position de ses propres sous-titres.
✅Si vos présentations sont généralement en français, assurez-vous que le français est défini comme langue de correction automatique pour chaque espace réservé.
Comment Power-user peut vous aider à garantir que le bon modèle est utilisé dans PowerPoint (et Excel et Word)
Power-user peut vous aider de quatre manières à maintenir la cohérence de votre marque.
1. Optimiser votre masque des diapositives
Nous avons des années d'expérience dans l'aide à des centaines d'organisations avec leur masque des diapositives. Nous pouvons vous fournir des conseils pour garantir que votre masque des diapositives est efficace et facilite la vie de chaque utilisateur.
2. Configuration du thème officiel comme présentation par défaut pour chaque utilisateur
C'est génial d'avoir un beau masque des diapositives, mais si les utilisateurs lancent simplement PowerPoint avec une présentation vierge et commencent à travailler dessus, cela ne sert pas à grand-chose.
Avec Power-user, nous définissons votre masque des diapositives et les diapositives sélectionnées comme présentation par défaut que les utilisateurs verront lorsqu'ils lanceront PowerPoint et démarreront une nouvelle présentation. Cela ne semble pas énorme, mais les gens optent toujours pour la solution qui nécessite le moins d'effort, et avoir déjà une présentation par défaut nécessitera plus d'efforts pour s'écarter de la marque. Cela seul peut donc inciter des centaines de personnes à utiliser soudainement le bon thème sans même s'en rendre compte !
3. Tout ce que vous créez avec Power-user sera basé sur votre thème
Lorsque les utilisateurs travaillent avec Power-user, chaque objet qu'ils créent ou insèrent sera inséré dans les couleurs de votre thème. Cela est vrai pour les graphiques, les modèles, les icônes, les cartes, les diagrammes, les références, etc.
Cela signifie que les présentations seront correctement formatées avec le thème de votre entreprise, sans même que les utilisateurs aient à y penser.
4. Correction des problèmes de mise en forme après la création des diapositives
Les capacités étendues du complément Power-user offrent plusieurs fonctionnalités qui aidera les utilisateurs à appliquer une mise en forme conforme aux directives de votre entreprise :
Le menu Nettoyer vérifiera les diapositives en repérant et en corrigeant les incohérences de police, les numéros de page manquants, un masque des diapositives surchargé de Dispositions, etc.
Remplacer les couleurs : la fonctionnalité permettra aux utilisateurs de convertir des présentations entières d'un ensemble de couleurs en un nouvel ensemble de couleurs, sans avoir à formater chaque texte et chaque forme manuellement.
La Pipette permettra aux utilisateurs pour que les titres de toutes les diapositives, toutes les puces et autres éléments soient cohérents dans toutes vos diapositives en quelques secondes seulement
Conclusion
Le Masque des Diapositives peut faire une énorme différence dans votre organisation. C'est la clé d'une conception uniforme, permettant d'économiser du temps et des efforts. Il rationalise la création de contenu, maintient une identité d'entreprise cohérente et garantit la cohérence de la marque. Il s'agit d'un booster de productivité, simplifiant la création de contenu et permettant des changements de thème faciles pour différents clients ou mises à jour de marque.
Si le masque des diapositives est en désordre, chaque utilisateur de PowerPoint aura la vie plus difficile et perdra des heures à formater des éléments qui auraient dû être cohérents avec votre marque dès le début.
Et si le masque des diapositives est correctement configuré, les utilisateurs seront beaucoup plus efficaces sans même se rendre compte pourquoi. Les présentations seront plus rapides à construire et plus cohérentes. La maîtrise du Masque transformera des présentations confuses en chefs-d'œuvre élégants et professionnels.
Pour cette raison, l'optimisation du Masque des Diapositives est sans doute l'une des actions qui peuvent avoir le plus grand impact sur l'efficacité de votre organisation.