TABLE DES MATIÈRES
Pourquoi créer des listes déroulantes dans Microsoft 365 Excel ?
Comment ajouter une liste déroulante à un graphique pour le rendre dynamique
Qu'est-ce qu'une liste déroulante ?
Les listes déroulantes, également appelées listes de validation, sont l'une des fonctionnalités Excel les plus utiles - mais peu utilisées - qui peuvent vous aider à créer des feuilles de calcul claires et intuitives.
Lorsque vous cliquez sur une cellule liée à une liste déroulante, vous pouvez voir un petit bouton fléché sur la droite. Cliquez dessus et la liste s'agrandit, affichant les choix disponibles répertoriés, comme indiqué ci-dessous :
Si vous cliquez sur un élément de la liste déroulante, la cellule prendra la valeur de l'élément. Dans l'exemple ci-dessus, cliquez sur "Europe de l'Ouest" dans la liste déroulante et la cellule actuellement sélectionnée ("B5") sera remplie avec une valeur "Europe de l'Ouest".
Pourquoi créer des listes déroulantes dans Microsoft 365 Excel
L'utilisation de listes déroulantes dans Excel présente de nombreux avantages. Ces listes aident à garder vos classeurs propres et à rendre les utilisateurs plus efficaces. Il existe généralement 3 raisons principales d'utiliser des listes déroulantes dans Excel.
1) Les listes déroulantes offrent aux utilisateurs une interface simple pour comprendre ce qui est attendue d'eux
Bien que cela puisse sembler évident pour vous lorsque vous créez une feuille de calcul Excel, il n'est certainement pas évident pour les autres utilisateurs qui ne connaissent pas votre fichier de comprendre ce que vous attendez d'eux et ce qu'ils doivent entrer comme données.
Avec une liste déroulante, ils verront un nombre limité de choix et n'auront pas besoin de deviner ce qu'on attend d'eux.
Par exemple, vous pouvez autoriser les utilisateurs à tester différents scénarios en sélectionnant simplement un scénario dans votre liste déroulante. C'est intuitif et contribue à créer une expérience utilisateur positive, nécessaire si vous voulez que d'autres personnes utilisent ou remplissent vos classeurs.
2) Les listes déroulantes permettent d'éviter les fautes de saisie
En limitant la saisie de l'utilisateur à une liste prédéfinie de valeurs possibles, vous vous assurez que sa saisie correspondra à l'orthographe ou au format souhaité. Terminé les fautes de frappe liées à une saisie manuelle des données. Votre feuille de calcul sera propre, avec des données homogènes et une orthographe correcte.
Ceci est d'autant plus important si vous avez des formules qui dépendent des valeurs de la cellule ! Dans ce cas, vous ne pouvez pas vous permettre d'avoir une petite faute d'orthographe (comme un blanc supplémentaire) qui ferait que toutes vos formules renverraient des erreurs.
Si vous avez une formule dépendant du texte, utilisez des listes déroulantes pour vous assurer que la saisie est correcte
3) Les listes déroulantes permettent aux utilisateurs de saisir des entrées plus rapidement
Vous avez peut-être déjà rencontré ce problème en remplissant des formulaires sur Internet, par exemple. La saisie de texte est beaucoup plus longue que si vous n'aviez qu'à sélectionner dans une liste prédéfinie de choix.
En utilisant des listes déroulantes dans vos classeurs Excel, vous faciliterez et accélérerez l'interaction des utilisateurs avec vos feuilles de calcul et la saisie de données.
Ce n'est pas très important si le fichier n'est pas utilisé souvent et si vous avez besoin d'un nombre limité d'entrées utilisateur. Mais si vous avez besoin de plusieurs entrées utilisateur, cela peut rapidement faire gagner de précieuses minutes pour chaque nouvelle saisie utilisateur.
Comment créer une liste déroulante de validation dans Excel
Résumé
Vous pouvez créer une liste déroulante dans Excel en suivant les étapes ci-dessous :
Sélectionnez la cellule ou la plage où vous souhaitez ajouter le menu déroulant.
Dans le ruban Excel, accédez à l'onglet Données, et sous le menu Validation des données, cliquez sur Validation des données.
Une boîte de dialogue s'ouvre. Sélectionnez Liste dans le menu Autoriser.
Sous Source, entrez les valeurs manuellement (avec séparateur) ou sélectionnez une plage contenant les valeurs que vous autoriserez dans le menu déroulant.
Vous pouvez regarder le didacticiel vidéo ci-dessous pour le voir en action :
Ajouter une liste déroulante à une ou plusieurs cellules à la fois
Vous pouvez en fait ajouter des menus déroulants non pas à une, mais à plusieurs cellules en même temps. Vous pouvez sélectionner :
Une seule cellule ou plage
Une combinaison de cellules ou de plages non contiguës : maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur chaque cellule ou plage que vous souhaitez ajouter à la sélection
Lignes ou colonnes entières : dans ce cas, chaque cellule de la ligne/colonne sera liée à la liste déroulante
Comment créer une liste déroulante simple, contenant ses propres valeurs restreintes
Lors de la création d'une liste de validation des données, il est parfois plus simple et plus facile d'entrer en dur les choix disponibles.
Sélectionnez votre plage et accédez à l'onglet Données, puis à Validation des données.
Sélectionnez Liste dans le menu Autoriser .
Sous Source, tapez manuellement chaque élément qui remplira votre liste, séparé par le séparateur Excel (virgule ou point-virgule selon vos paramètres locaux).
Cliquez sur OK pour valider.
C'est tout ! Vos listes déroulantes sont maintenant créées dans les cellules sélectionnées. Les utilisateurs peuvent désormais cliquer sur la petite flèche à droite et cliquer sur l'élément d'une liste au lieu de saisir le texte complet.
Si vous essayez d'insérer une valeur interdite, le message d'erreur ci-dessous s'affichera :
Cette simple liste déroulante a l'avantage d'être très facile à créer. Il ne nécessite pas non plus de "polluer" vos feuilles de calcul avec d'autres plages contenant les éléments de la liste. C'est aussi un moyen de garder votre fichier simple et de masquer les choix disponibles afin que les utilisateurs ne les modifient pas.
Cependant, cette méthode nécessite que vous saisissiez chaque valeur manuellement, ce qui peut être fastidieux si vous souhaitez autoriser de nombreuses options différentes dans la liste de validation.
Pour remédier à cela, vous devez créer une liste déroulante liée à une plage Excel.
Comment créer une liste déroulante liée à une plage Excel
Si vous ne souhaitez pas saisir manuellement chaque élément de votre liste de validation, vous devez le lier à une plage Excel.
Procédez comme ci-dessus, mais au lieu de saisir des valeurs dans le champ Source, sélectionnez une plage dans votre feuille de calcul (ou dans n'importe quel classeur d'ailleurs).
Maintenant, si vous revenez aux cellules que vous aviez sélectionnées initialement, vous devriez voir le menu déroulant comme dans l'exemple ci-dessous. Vous pouvez utiliser la petite flèche sur le côté droit pour afficher la liste, puis cliquer sur une valeur dans la liste remplacera la valeur de votre cellule par la valeur sur laquelle vous avez cliqué, sans avoir à la saisir manuellement.
L'utilisation d'une plage comme source au lieu de valeurs entrées en dur présente plusieurs avantages :
Cela vous fait gagner du temps lors de la saisie de chaque élément dans la boîte de dialogue Validation des données.
Il vous permet également de modifier facilement les choix disponibles dans le menu, en modifiant simplement la plage.
Il vous permet également de dynamiser votre liste, en utilisant des formules dans la plage source pour modifier les choix disponibles, ou encore imbriquer des menus de validation. Par exemple, vous pouvez appeler une entrée Oui/non dans une liste déroulante, puis une autre liste déroulante n'affichera que les éléments qui ont un sens compte tenu de l'entrée précédente de l'utilisateur.
Lorsque vous avez plusieurs menus de validation de données utilisant différentes plages, une bonne pratique pourrait être de conserver toutes les plages de liste dans un onglet séparé que vous utilisez comme référentiel. Cela facilitera l'édition de vos listes par la suite, tout en évitant aux utilisateurs de modifier les menus par erreur.
Cependant, il y a toujours une limite à ces menus qui peut vous déranger à certaines occasions. L'ajout de nouveaux éléments à la liste nécessite que vous changiez la plage source. Cela peut être assez ennuyeux si vous devez le faire souvent. Ce que vous devriez souhaiter, c'est que la liste se mette à jour dynamiquement lorsque de nouveaux éléments sont ajoutés sous votre plage source, n'est-ce pas ? Faisons-le en utilisant une plage nommée de taille variable !
Comment créer une source de liste déroulante de taille variable avec une plage nommée
Rendre une liste dynamique vous évitera d'avoir à mettre à jour la source de données. Je suppose que vous connaissez déjà les plages nommées. Si ce n'est pas le cas, vous DEVEZ consulter ce post qui vous dira tout à ce sujet.
Lorsque vous sélectionnez la source de données pour votre liste déroulante, vous pouvez appuyer sur F3 et sélectionner une plage nommée comme source de données. Ainsi, si votre plage nommée a une taille variable, votre source de données le sera également. Et il existe essentiellement 2 façons de créer un nom de plage de taille variable.
Le moyen le plus simple et le plus efficace consiste à créer un tableau. Sélectionnez d'abord la gamme avec votre liste actuelle d'articles. Ensuite, allez dans l'onglet Insérer et cliquez sur Tableau (vous pouvez également utiliser Ctrl+T).
Alternativement, au lieu de créer un tableau, vous pouvez utiliser une plage nommée. Ensuite, vous pouvez simplement créer la liste déroulante et, dans la source de données, appuyez sur F3. La liste des plages nommées dans votre feuille de calcul apparaîtra et vous pouvez sélectionner la plage nommée comme source pour votre liste déroulante.
Vous disposez désormais d'une source de données dynamique qui se met à jour automatiquement lorsque de nouvelles valeurs sont ajoutées ou supprimées du tableau.
Une alternative - mais une solution moins élégante - à l'utilisation d'un tableau Excel consiste à tirer parti d'une fonction tableau ou de la fonction OFFSET (ou DECALER en français) pour définir une plage de taille variable.
Fondamentalement, cette formule renverra une plage qui dépend du nombre de lignes dans la colonne B. Tout comme avec le tableau, utilisez-la comme source de données pour votre liste déroulante, et elle se mettra à jour automatiquement lorsque de nouvelles valeurs seront ajoutées dans la colonne B.
Options de personnalisation pour votre liste déroulante
Afficher un message avec des indications lorsque l'utilisateur clique sur une cellule avec une liste déroulante
Vous pouvez créer une brève note d'information qui s'affichera lorsqu'un utilisateur cliquera sur une cellule comportant une liste déroulante. Ceci est utile lorsque vous souhaitez donner des informations supplémentaires à l'utilisateur sur la manière dont il doit fournir des entrées, par exemple.
Retournez à l'onglet Données, cliquez sur Validation des données et accédez à l'onglet Saisir un message. Assurez-vous que la case Afficher le message d'entrée lorsque la cellule est sélectionnée est cochée. Tapez ensuite un Titre et un Message, cliquez sur OK et le message d'entrée apparaîtra lorsque la cellule déroulante est sélectionnée, comme dans l'exemple ci-dessous :
Autoriser l'utilisateur à ajouter des valeurs qui ne sont pas répertoriées
Parfois, vous souhaitez que la liste déroulante permette une saisie rapide, mais vous ne souhaitez pas limiter l'utilisateur à une liste prédéfinie d'éléments.
Dans ce cas, allez dans l'onglet Alerte d'erreur et décochez la case Afficher l'alerte d'erreur après la saisie de données invalides. Cela rendra la liste non exclusive, permettant aux utilisateurs de saisir des valeurs qui ne figurent pas dans votre liste.
Vous pouvez ensuite définir un message personnalisé pour que l'utilisateur revérifie la saisie des données.
Contrôler le type de données, pas la valeur elle-même
Parfois, ce que vous voulez n'est pas de limiter le nombre d'éléments que l'utilisateur peut choisir, mais simplement de contrôler le type de données. En règle générale, n'autorisant que les dates, les nombres ou le texte en entrée.
Pour ce faire, au lieu de Liste, choisissez le type de données de votre choix dans la liste Autoriser comme indiqué ci-dessous :
Comment supprimer une liste déroulante Excel
Vous pouvez supprimer une liste déroulante pour permettre à l'utilisateur de saisir n'importe quelle valeur. Pour supprimer un menu de validation dans Excel, procédez comme suit :
Accédez à l'onglet Données.
Sous le menu Validation des données, cliquez sur Validation des données.
Dans le menu Autoriser, modifiez la valeur de Liste à Toute valeur.
Cliquez sur OK pour valider.
Comment ajouter une liste déroulante à un graphique pour le rendre dynamique
Cela fait sensation lorsque vous fournissez une feuille de calcul Excel qui permet à l'utilisateur de sélectionner dans une liste déroulante les séries à afficher dans un graphique. Par exemple, l'utilisateur peut choisir Produit A, Produit B ou Produit C dans la liste et le graphique se mettra automatiquement à jour pour montrer la tendance des ventes pour ce produit spécifique.
Pour ce faire, il vous suffit d'utiliser, comme source de données pour le graphique, une plage qui changera lorsque la cellule avec la liste déroulante prendra une valeur différente.
Dans cet exemple, le graphique s'ajuste pour afficher les valeurs du produit sélectionné par l'utilisateur dans la liste déroulante.
Ce résultat peut être obtenu en utilisant, comme source de données pour le graphique, les valeurs de la colonne F. Et la colonne F contient la formule suivante :
=DECALER([@Date];;EQUIV($J$2;Table2[[# Headers];[Produit A] :[Produit C]];0))
Ce qu'il fait : il commence à partir de la colonne "Date" dans le tableau et va de 2 colonnes vers la droite pour prendre les valeurs du produit B. La fonction EQUIV renvoie 2 car "Produit B" (dans la cellule "J2" ) est la valeur de la 2e cellule de la plage [Produit A] :[Produit C].
Vous voulez un exemple ? Téléchargez l'exemple de fichier à partir du lien ci-dessous :
Pour des explications plus détaillées sur les graphiques dynamiques, consultez cet article dédié ici.
Vous devriez maintenant maîtriser les listes déroulantes Excel. Si vous avez des questions ou souhaitez partager des idées, n'hésitez pas à nous contacter.
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