TABLE DES MATIERES
3. Nettoyer le masque des diapositives
6. Eviter d'incorporer les fichiers
8. Analyser quelles parties de votre présentation prennent le plus de place
Microsoft Excel et PowerPoint sibt devenus d'irremplaçables outils de travail dans la plupart des entreprises.
Au-delà de leur valeur évidente, il existe des difficultés que tout utilisateur rencontre un jour ou l'autre en les utilisant. L'une de ces difficultés est la taille excessive des fichiers, pouvant causer divers problèmes :
Le ralentissement de votre travail, impactant négativement votre productivité
Un long temps de sauvegarde du fichier, particulièrement si le fichier se situe sur un réseau et doit être sauvegardé à chaque fois que l'on clic sur le bouton "Sauvegarder"
L'incapacité d'envoyer les fichiers par email à vos collègues, car les fichiers dépassent la limite de taille autorisée par votre messagerie.
Pour garder une productivité élevée et éviter ces difficultés, plusieurs astuces existent permettant de réduire de façon importante la taille des classeurs Excel et présentations PowerPoint.
Comment réduire la taille des fichiers dans Excel
Vous trouverez ci-dessous plusieurs techniques pour vous aider à réduire la taille de vos classeurs Excel. Vous pouvez toutes les utiliser ou n'appliquer que celles adaptées à votre projet et au temps que vous souhaitez y consacrer. Comparez la taille de vos classeurs avant et après et vous verez rapidement l'impact.
1. Eliminer les données inutiles ou en doublon
C'est l'évidence et l'une des méthodes les plus faciles à appliquer pour réduire la taille de vos fichiers. Si votre classeur excel a du contenu inutile, pourquoi le conserver ? Faites-en éventuellement une sauvegarde dans un fichier séparé puis supprimez-le.
Vous obtiendrez ainsi un fichier de taille réduite plus facile à partager avec vos clients et collègues, mais aussi plus facile à auditer et comprendre.
De façon classique, les données inutiles peuvent être :
Des colonnes d'une base de données qui ne sont pas utilisées de façon active dans votre classeur, mais venant d'une extraction excessive de champs de vos logiciels d'entreprise. Souvent, on préfère avoir trop que pas assez, mais une fois le classeur construit il faut savoir revenir au juste nécessaire!
Des données en doublon, lorsque vous créez plusieurs variantes de vos données dans un même classeur. C'est généralement le signe d'une mauvaise structure du classeur. Pour optimiser la taille du fichier, assurez-vous de maitriser les principes clés pour efficacement structurer un classeur Excel.
2. Supprimer les formules inutiles
Toute cellule prend une mémoire supérieure si elle contient des formules en comparaison de simples valeurs. Cela peut donc alourdir vos fichiers s'il y a trop de formules.
Si vos données ne risquent pas de changer, et que les formules ne sont pas indispenables, vous gagnerez facilement de la taille en transormant vos formules en valeurs. Pensez à utiliser des Tableaux Croisés Dynamiques à la place de formules par exemple. D'autant que certaines des astuces ci-dessus permettent de contenir la taille prise par les Tableaux Croisés Dynamiques dans Excel.
Attention: assurez-vous de conserver une copie de vos fichiers avec les formules si elles sont nombreuses, complexes ou que vous risquez d'en avoir besoin malgré tout dans le futur.
3. Dupliquer les Tableaux Croisés Dynamiques au lieu de les re-créer
Lorsque vous insérez un Tableau Croisé Dynamique, Excel créé un cache invisible de vos données. Le cache peut augmenter considérablement la taille de votre fichier. Si vous créez plusieurs tableaux croisés dynamiques à partir de la même source de données, la quantité de données mises en cache augmentera également sans que cela ne corresponde à un besoin réel.
Ainsi, au lieu de créer des Tableaux Croisés Dynamiques à partir de zéro, faites une copie de votre premier Tableau Croisé Dynamique, puis modifiez les champs selon vos besoins. Tous les Tableaux Croisés Dynamiques utiliseront alors le même cache ce qui limitera l'augmentation de la taille du fichier.
4. Conserver les données source à l'extérieur du classeur grâce à PowerQuery
Même si vous n'avez qu'1 cache pour vos Tableaux Croisés Dynamiques, c'est déjà un doublon des données dans votre classeur.
Une solution pour aller plus loin consiste à conserver les données source dans un classeur séparé. Ensuite, vous pouvez charger les données source dans votre classeur principal avec PowerQuery, et choisir de les charger dans les Tableaux Croisés Dynamiques ou les Graphiques Croisés Dynamiques.
Ainsi vous avez 1 fichier source, et 1 fichier pour les rapports et graphiques, qui sera ainsi de taille réduite.
5. Optimiser les images
Si votre fichier Excel/PowerPoint contient des images, ne cherchez pas plus loin : vous avez probablement un gros potentiel d'optimisation de la taille du fichier. Examinons deux façons de réduire la taille des images.
La première solution, la plus simple, consiste à utiliser l'outil de compression intégré qui existe déjà dans PowerPoint, Excel et Word. Pour cela, sélectionnez une image, allez dans l'onglet "Outils Image"/"Format" et cliquez sur "Compresser les images".
Cette méthode a 3 avantages :
C'est rapide et simple à utiliser
Vous pouvez compresser toutes les images d'un seul coup
Vous pouvez aussi supprimer les zones rognées de vos images (et que PowerPoint/Excel gardait malgré tout en mémoire)
En revanche elle a aussi quelques défauts :
La compression n'est pas optimale
La compression peut induire une perte de qualité visible à l'oeuil nue, avec des images moins nettes
La deuxième solution consiste à utiliser un outil en ligne spécialisé pour compresser vos images. Certaines images peuvent être réduites avec un facteur de compression très élevé sans entraîner de perte de qualité visible à l'oeil nu. Un exemple de tels outils est ImageOptim. Étant donné que le processus d'envoi, de compression et de téléchargement de chaque image avant de les réinsérer dans votre fichier prend plus de temps, utilisez cette méthode uniquement pour les images de haute qualité ou de grande taille.
6. Zipper le fichier
Une autre technique éprouvée que vous pouvez utiliser pour compresser un fichier Excel est de le compresser au format ZIP. Cela réduira immédiatement la taille du fichier. Vous pouvez ensuite partager le fichier par e-mail et le destinataire pourra y accéder en décompressant le fichier sur son ordinateur de bureau.
7. Simplifier la mise en forme
La mise en forme des données peut avoir un impact sur la taille de votre fichier. Une bonne pratique consiste à éviter de trop mettre en forme vos feuilles de calcul et de garder une présentation assez simple. La mise en forme comprend le changement de la taille de police, la couleur de fond, l'ajout de bordures, etc.
Pour supprimer toute la mise en forme dans votre sélection, vous pouvez vous rendre à l'onglet "Accueil", cliquer sur le menu "Effacer" (l'icône en forme de gomme) puis sélectionner "Supprimer la mise en forme".
La mise en forme conditionnelle peut également ajouter de la taille au fichier, il est donc préférable d'éviter d'utiliser la mise en forme conditionnelle à une échelle trop importante.
8. Sauvegarder le classeur au format .XLSB
Enregistrer votre fichier au format ".XLSB" plutôt qu'au format ".XLSX" réduira considérablement sa taille. Cela présente également d'autres avantages, notamment une ouverture et une fermeture plus rapides des fichiers. Plus votre fichier est volumineux, plus l'avantage sera visible.
Cependant, utilisez ce format de fichier avec discernement, car il présente quelques inconvénients :
Contrairement au format XLSM, vous ne verrez pas si le fichier contient des macros.
La plupart des applications tierces ne peuvent pas lire les fichiers XLSB.
Power Query ne fonctionne pas avec les fichiers XLSB.
Pour enregistrer votre fichier au format .XLSB, appuyez sur F12 ou allez dans "Fichier" / "Enregistrer sous". Ensuite, modifiez le champ "Type" pour XLSB, comme illustré ci-dessous :
9. Supprimer le cache des Tableaux Croisés Dynamiques
Comme expliqué précédemment, le cache d'un Tableau Croisé Dynamique est une copie invisible de la source de données utilisée pour le Tableau Croisé Dynamique.
Par défaut, le cache est également enregistré lorsque vous enregistrez votre fichier. Cependant, Excel vous donne la possibilité d'enregistrer le classeur sans sauvegarder le cache, ce qui peut entraîner une réduction significative de la taille du fichier.
Pour enregistrer votre classeur sans le cache des Tableaux Croisés Dynamiques, suivez ces étapes :
Faites un clic-droit n'importe quel Tableau Croisé Dynamique de votre classeur,
Cliquez sur "Options du tableau croisé dynamique",
Accédez à l'onglet "Données",
Décochez la case "Enregistrer les données source dans le fichier",
Assurez-vous que la case "Actualiser les données à l'ouverture du fichier" est cochée : de cette manière, le cache sera supprimé lorsque le fichier est fermé et sera recréé lorsque le fichier sera rouvert.
10. Analyser quelles parties de votre classeur prennent le plus de place
Peu de gens le savent, mais il existe une méthode vous permettant de voir exactement quelle partie de votre fichier prend le plus de place. Voici comment :
Créez une copie de votre classeur et renommez ce fichier en changeant l'extension ".xlsx" en ".zip".
Décompressez le fichier. Vous avez maintenant plusieurs dossiers contenant des fichiers .xml à l'intérieur.
Ouvrez le dossier "worksheets" et comparez la taille de chaque feuille de calcul.
Grâce à cette méthode, vous pouvez déterminer les zones sur lesquelles vous devriez concentrer vos efforts pour réduire la taille du fichier. Lorsque vous avez terminé, modifiez à nouveau l'extension du fichier.
En combinant ces différentes méthodes, vous devriez réussir à réduire de façon significative la taille de vos fichiers Excel et améliorer leurs performances.
Comment réduire la taille des fichiers dans PowerPoint
Tout comme pour les fichiers Excel, il est possible que vous ayez besoin de partager votre présentation PowerPoint avec d'autres personnes. Pour réduire la taille du fichier PowerPoint, vous pouvez suivre des étapes similaires à celles décrites précédemment :
1. Compresser les images
C'est généralement la première raison pour laquelle les fichiers PowerPoint deviennent très, très volumineux rapidement. Les présentations incluent souvent de nombreuses images, et si vous ajoutez 10 images de haute qualité de 10 Mo chacune... faites le calcul!
Tout comme pour travailler avec un fichier Excel, vous pouvez compresser les images directement dans votre présentation PowerPoint. Les étapes sont similaires :
Sélectionnez une image et allez dans "Format de l'image", puis cliquez sur "Compresser les images".
Sélectionnez la qualité d'image souhaitée.
Cochez la case "Supprimer les zones de rognage des images" sauf si vous avez besoin de conserver les zones rognées (ce qui est très rarement nécessaire).
Appliquez la compression à une seule image ou à toutes en même temps.
Cependant, comme des images de qualité sont essentielles pour l'impact visuel d'une présentation, il est important de veiller à ce que vos images conservent une qualité visuelle impeccable. Rien n'est plus désagréable à l'oeil qu'une image pixellisée.
Il est donc recommandé d'utiliser des outils en ligne qui réduiront la taille de vos images sans altérer leur apparence pour l'œil.
2. Gardez les videos séparément de vos presentations
Si vous avez des vidéos dans votre présentation, elles auront certainement un impact considérable sur la taille de votre fichier. Vous devez savoir qu'il est possible de compresser les vidéos de manière similaire aux images. Pour cela, cliquez sur "Fichier" puis sur "Compresser le média".
Cependant, les vidéos ont tendance à devenir si volumineuses par rapport à vos diapositives qu'il devient rapidement impossible de garder leur taille sous contrôle.
Pour cette raison, vous pouvez envisager de conserver les vidéos en dehors de votre présentation, en les hébergeant sur une plateforme vidéo telle que YouTube ou en les conservant dans un fichier local séparé. Cela vous permettra de réduire la taille de votre fichier de présentation tout en conservant l'accès aux vidéos lorsque vous en avez besoin.
3. Nettoyer le masque des diapositives
Il semble y avoir un problème sérieux avec le masque des diapositives dans PowerPoint. Chaque fois que vous collez une diapositive provenant d'une autre présentation, le masque de cette présentation est importé dans la vôtre.
Étant donné que les gens ont naturellement tendance à copier-coller des diapositives d'ici et là tout le temps, le masque des diapositives devient rapidement difficile à gérer, et on voit alors la taille du fichier grimper, grimper...
Il n'est pas rare de voir des présentations qui contiennent littéralement plusieurs MILLIERS de slides dans le masque!
Pour nettoyer rapidement le masque, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Nettoyer du complément Power-user pour supprimer toutes les slides du masque qui ne sont pas utilisées par une "vraie" slide de la présentation. Et hope, en 1 clic la taille de votre fichier diminuer de façon considérable.
4. Supprimer les slides cachées ou inutiles
C'est l'évidence, mais si vous avez trop de slides ou des slides cachées... c'est sans doute par là que vous devriez commencer!
5. Zipper le fichier ou le sauvegarder en PDF
Comme expliqué ci-dessus pour Excel, vous pouvez rapidement gagner un peu d'espace en compressant vos fichiers au format .zip.
Mais avec PowerPoint, une méthode tout aussi simple et très efficace consiste aussi à sauvegarder et envoyer le fichier en PDF. Bien sûr, cela ne fonctionnera que si le destinataire n'a pas besoin de le modifier.
6. Eviter d'incorporer les fichiers
Certaines personnes aiment incorporer des fichiers dans leur présentation, tels qu'une feuille de calcul Excel ou un document Word qu'elles souhaitent ouvrir pendant leur présentation. Il n'y a rien de mal à cela, mais cela peut augmenter la taille de la présentation.
Donc, si vous avez besoin d'optimiser la taille de votre fichier, envisagez de conserver les deux fichiers séparément.
7. Eviter de coller les graphiques depuis Excel
Lorsque vous copiez un graphique depuis Excel, l'intégralité du classeur est collée dans votre présentation. Cela peut rendre les présentations très lourdes très rapidement.
Voici quelques alternatives à considérer :
Créer les graphiques directement depuis PowerPoint, de façon à ne contenir que les données utiles au graphique mais rien d'autre provenant du classeur
Coller les graphiques en format image, ou comme des images liées (voir l'article sur les liens Excel-PowerPoint)
8. Analyser quelles parties de votre présentation prennent le plus de place
De manière similaire à l'astuce 9. expliquée précédemment pour Excel, vous pouvez analyser votre présentation pour repérer les diapositives et les éléments qui occupent le plus d'espace.
Cela est très efficace pour concentrer vos efforts d'optimisation sur les éléments les plus volumineux et avoir le plus grand impact.
Conclusion
En combinant toutes ces astuces, vous devriez pouvoir réduire considérablement la taille de vos fichiers Excel et PowerPoint, ce qui facilitera leur envoi par e-mail et accélérera leur ouverture. Si vous avez d'autres astuces efficaces pour optimiser la taille des fichiers, nous serions ravis de les connaître !