La plupart des utilisateurs pensent tout savoir sur PowerPoint mais nous avons réuni dans cet article des trucs et astuces utiles peu connus qui vous permettront de:
1. Récupérer des présentations non enregistrées
Vous avez probablement déjà quitté une présentation pour vous rendre après compte que vous avez oublié d'enregistrer. Trop tard, bien sûr. Eh bien, en fait non. Avec PowerPoint, vous pouvez même récupérer des présentations non enregistrées.
Ouvrez à nouveau PowerPoint. Allez dans Fichier et Ouvrir . Vous avez à droite la liste de toutes les présentations récentes. Faites simplement défiler vers le bas. Et voilà, vous devriez voir un bouton de sauvetage Récupérer des présentations non enregistrées . Les présentations récentes non enregistrées peuvent être ramenées d'entre les morts à partir d'ici.
2. Utiliser la barre d'outils d'accès rapide
La barre d'outils d'accès rapide est située tout en haut de la fenêtre PowerPoint. Il vous donne la possibilité d'accéder à vos fonctionnalités préférées à tout moment. Par défaut, il contient les commandes Enregistrer , Annuler , Répéter et Recommencer depuis le début .
Pour personnaliser la barre, le moyen le plus simple consiste simplement à cliquer sur la flèche déroulante située à droite. Vous pouvez ensuite cliquer sur Plus de commandes . Vous verrez deux listes de commandes PowerPoint. La liste de gauche est la liste exhaustive des commandes. Sélectionnez vos favoris dans la liste de gauche et cliquez sur Ajouter pour les ajouter. Ils seront désormais accessibles à tout moment en haut de la fenêtre PowerPoint.
Vous pouvez également ouvrir ce menu en accédant à Fichier , Options , puis Barre d'outils d'accès rapide .
3. Convertir vos SmartArt en formes
Lorsque vous travaillez avec SmartArt, vous souhaiterez peut-être les transformer en formes, pour les personnaliser facilement et les déplacer indépendamment. Eh bien, c’est possible, et c’est même très simple à faire. Faites un clic droit sur votre SmartArt et cliquez sur Dissocier . Vous pouvez désormais commencer avec un SmartArt et passer aux formes quand vous en avez envie.
4. Convertir des tableaux en formes
Les formes sont généralement plus esthétiques que les tableaux. Saviez-vous que vous pouvez convertir un tableau en groupe de formes ? Tout d’abord, copiez le tableau que vous souhaitez convertir en formes.
Deuxièmement, utilisez la commande Collage spécial et sélectionnez Image (métafichier amélioré) dans la liste. Cela collera votre tableau sur votre diapositive.
Vous pouvez maintenant cliquer dessus avec le bouton droit et cliquer sur Dissocier . Dites Oui au message et vous disposerez désormais d’un groupe de formes indépendantes que vous pourrez facilement personnaliser.
5. Zoomer sur une partie de la diapositive
Lorsque vous présentez une diapositive complexe, vous souhaiterez peut-être zoomer sur une partie de celle-ci, sur un graphique par exemple.
Dans Diaporma, déplacez votre souris et cliquez sur la loupe en bas. Faites un clic-droit pour choisir d'agrandir une partie de la diapositive.
Lorsque vous souhaitez quitter le mode zoom, cliquez à nouveau sur la loupe ou appuyez sur ESC.
6. Générer du texte Lorem ipsum dans une forme ou une zone de texte
Très souvent, lorsque vous utilisez PowerPoint, vous ajoutez rapidement des espaces réservés pour indiquer où sera le texte. Pour un texte aléatoire, vous pouvez aller sur un site Web et copier-coller le célèbre paragraphe du lorem ipsum (saviez-vous qu'il a été utilisé pour la première fois vers 1500 ?). Mais vous pouvez aussi le faire vous-même grâce à une astuce secrète !
Dans PowerPoint 2010 et versions ultérieures, vous pouvez simplement choisir n'importe quelle forme, taper =lorem(x) et appuyer sur Entrée (où x est le nombre de paragraphes souhaités), et la forme sera remplie de texte aléatoire !
Alternativement, si vous n’aimez pas le latin, vous pouvez utiliser la fonction =rand(x,y) à la place. Tapez =rand(2,3) pour générer 2 paragraphes de 3 phrases chacun. Cette astuce fonctionne également avec les versions antérieures à 2010.
7. Augmenter le nombre d'annulations autorisées
Annuler des actions dans PowerPoint est quelque chose que vous devez faire des dizaines de fois par jour. Si vous avez essayé d'annuler plusieurs actions, vous avez probablement eu la douloureuse expérience de constater que vous êtes limité à 20 annulations. Après cela, vous êtes bloqué et tout ce que vous pouvez faire est de modifier manuellement tout le reste. Cela peut prendre du temps et n’ajoute aucune valeur.
La bonne nouvelle est que vous pouvez modifier cette limitation en fonction du nombre d'annulations souhaité. Allez dans vos options PowerPoint, et dans la section Avancé, vous pouvez augmenter ou diminuer le nombre maximum d'annulations.
Le nombre minimum est de 3 et le maximum est de 150 annulations.
Cependant, avant de l'augmenter jusqu'à 150 annulations, gardez à l'esprit qu'un nombre élevé d'annulations peut réduire les performances et ralentir PowerPoint.
8. Taper plus rapidement avec les raccourcis de correction automatique personnalisés
Si vous tapez très souvent les mêmes mots longs ou complexes, alors cette astuce est faite pour vous. Vous pouvez définir vous-même des raccourcis personnalisés qui seront utilisés par l'outil de correction automatique de PowerPoint.
Allez dans les Options PowerPoint / Vérification / Options de correction automatique. Vous pourrez ensuite saisir de nouvelles combinaisons de caractères à remplacer par un mot (ou même une phrase) de votre choix.
La prochaine fois que nous voudrons taper « Power-user » dans une présentation, il nous suffira de taper « P/U » et d'appuyer sur la barre d'espace, l'outil de correction automatique fera le reste. Mais vous pouvez aller bien plus loin et utiliser des raccourcis pour les remplacer par des phrases entières.
Assurez-vous simplement de ne pas choisir des combinaisons de caractères qui créeraient des conflits avec d'autres mots anglais classiques que vous pourriez vouloir saisir. Par exemple, n'utilisez pas « au » comme raccourci, sinon vous ne pourrez pas taper « au-dessus » ou « au-dessous» par exemple.
Dernier conseil : téléchargez notre complément PowerPoint pour obtenir plus de conseils PowerPoint, ainsi que des dizaines de fonctionnalités utiles pour créer vos présentations.