SOMMAIRE
Pourquoi utiliser des tableaux dans Excel ?
Raison n°2 : Les en-têtes des tableaux restent visibles même quand vous faites défiler les lignes vers le bas
Raison n°3 : Des filtres sont ajoutés automatiquement à vos données
Raison n°4 : Les tableaux s'agrandissent à mesure que vous ajoutez de nouvelles lignes ou colonnes
Raison n°5 : Les tableaux nomment automatiquement les plages
Raison n°6 : Vous pouvez ajouter automatiquement des totaux aux tableaux
Raison n°7 : Quand les tableaux s'agrandissent, les formats s'ajustent en conséquence
Raison n°8 : Les tableaux exécutent automatiquement les formules
Raison n°10 : Les tableaux ajustent automatiquement le nom des plages
Raison n°11 : Vous pouvez ajouter des formulaires pour faciliter la saisie de nouvelles données
Raison n°12 : Bous pouvez utiliser des segments et des chronologies pour filtrer vos données et vos graphiques
A propos des tableaux Excel
Qu'est-ce qu'un tableau Excel et comment le créer ?
Un tableau Excel n'est pas juste une plage de données avec des en-têtes, c'est un objet Excel spécifique qui déverrouille des propriétés supplémentaires. Contrairement à un ensemble quelconque de données, les tableaux rendent votre feuille de calcul Excel beaucoup plus facile à utiliser, à partager et à mettre à jour. Il ressemble généralement à ceci :
Comment reconnaître un tableau Excel ?
Par défaut, les tableaux Excel ont une apparence très distincte que vous pouvez voir ci-dessus, avec des lignes à bandes bleues. Cependant, ce format à lui seul ne garantit pas que ce soit réellement un tableau. Vous pouvez savoir qu'il s'agit d'un tableau Excel lorsque vous sélectionnez une cellule et que l'onglet "Création de Tableau" s'affiche sur le ruban, vous permettant d'accéder à des fonctionnalités spécifiques au tableau, comme illustré dans la capture d'écran ci-dessous :
Comment créer un tableau Excel ?
C'est super facile!
Il suffit de sélectionnner un jeu de données, d'aller dans l'onget Insertion, de cliquer sur Tableau ou appuyer sur le raccourci clavier "CTRL + L" et la boite de dialogue suivante apparaîtra:
Cochez la case "Mon tableau comporte des en-têtes" s'il y avait déjà des en-têtes dans la plage sélectionnée, sinon Excel ajoutera automatiquement une ligne d'en-têtes car les tableaux Excel nécessitent toujours d'avoir des en-têtes.
Cliquez sur OK et la table est créée. Une bonne pratique est d'aller dans l'onglet Création de tableau et de renommer votre Table. Ce sera utile plus tard lorsque des formules ou des sources de données y feront référence.
Pourquoi utiliser des tableaux dans Excel ?
Il y a baucoup de bénéfices à utiliser les tableaux, notamment car Excel reconnaît chaque colonne comme un champ séparé.
Raison n°1 : Les tableaux sont faciles à mettre en forme
Quand on crée un tableau, Excel applique automatiquement une mise en forme qu'on peut modifier facilement:
Ajouter ou supprimez les lignes et les colonnes à bandes de l'onglet Création de Tableau, en cochant ou en décochant simplement les cases à cocher comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous
Modifier le style du tableau à l'aide de la galerie de styles que vous pouvez voir ci-dessous
C'est vraiment facile et ça vous permettra de changer le tableau dans le style que vous souhaitez rapidement. Regardez sur la capture d'écran ci-dessous comment le même tableau est différent en changeant le style appliqué.
Raison n°2 : Les en-têtes des tableaux restent visibles même quand vous faites défiler les lignes vers le bas
Excel reconnaît les lignes supérieures du tableau comme en-têtes de colonne. Et lorsque vous faites défiler vers le bas, vous verrez toujours les en-têtes. Ca vous permettra de savoir à tout moment dans quelle colonne vous travaillez, comme montré dans la capture d'écran ci-dessous
Aussi longtemps que votre sélection est dans le tableau, la ligne d'en-têtes du tableau sera affichée tout en haut et sera remplacée par les lettres A, B, C (les en-têtes par défaut) lorsque vous serez en-dehors du tableau.
Raison n°3 : Des filtres sont ajoutés automatiquement à vos données
Ok ce n'est pas la raison la plus forte mais quand créez un tableau, Excel lui ajoute des filtres le rendant prêt à être utilisé.
Raison n°4 : Les tableaux s'agrandissent à mesure que vous ajoutez de nouvelles lignes ou colonnes
Si vous ajoutez des données dans une cellule adjacente à votre tableau, le tableau sera automatiquement redimensionné pour les inclure dans une nouvelle ligne ou colonne.
Conseil important : les tableaux Excel ont une poignée en bas à droite, comme vous pouvez le voir ci-dessous :
Cette icône vous permet d'augmenter ou de diminuer la taille du tableau manuellement. Si vous ajoutez des données et que le tableau s'agrandit automatiquement, cela vous sera utile pour pouvoir le redimensionner à sa taille d'origine. Vous pouvez également simplement utiliser le raccourci clavier CTRL + Z après avoir inséré des données pour conserver la taille d'origine du tableau. Cela annulera uniquement l'expansion de la table et ne supprimera pas les données ajoutées.
Raison n°5 : Les tableaux nomment automatiquement les plages
C'est un avantage majeur, comme nous l'avons expliqué dans un autre article (Pourquoi vous devriez nommer les plages dans Excel et comment le faire). Les plages nommées permettent de rendre Excel dynamique et plus agréable à utiliser. En effet, lorsque vous créez un tableau, Excel crée automatiquement des noms pour chaque colonne, prêts à être utilisés dans vos formules.
Par défaut, les formules faisant référence à des plages d'un tableau seront écrites en référence à ces noms.
Cela peut être un peu perturbant au début si vous n'êtes pas familier avec les plages nommées, mais une fois que vous commencerez à savoir comment les utiliser, cela vous facilitera la vie.
Un autre avantage est que vous pouvez partager votre classeur avec n'importe qui et ils comprendront rapidement vos formules. =SOMME(MonTableau[Montant de l'achat]) vous indique tout de suite que vous calculez la somme de tous les éléments de la colonne "Montant de l'achat" de "MonTableau", et c'est beaucoup plus intelligible que =SOMME(Feuille1!H2:H17)
Pour chaque colonne, les noms suivants sont créés :
MonTableau[Pays] peut être utilisée n'importe où pour désigner toutes les données de la colonne "Pays" du tableau appelé "MonTableau". Cela n'inclut pas l'en-tête, juste les données.
MonTableau[@Pays] ressemble beaucoup au nom donnée ci-dessus mais est très différent car le symbole "@" signifie "sur la même ligne". Donc, si ma formule contient MonTableau[@Pays], elle prendra pour chaque ligne le pays correspondant (dans la même ligne), et non la liste complète de tous les pays à chaque fois.
MonTableau[# Tout];[Pays]] désignera la même colonne que MonTableau[Pays], mais incluera l'en-tête.
Maintenant, vous pouvez rendre vos tableaux plus complexes mais il n'est pas nécessaire de tout savoir par cœur.
N'oubliez pas que les noms sont créés automatiquement, mais aussi qu'ils seront automatiquement utilisés dans les formules faisant référence aux cellules ou aux champs d'un tableau.
Raison n°6 : Vous pouvez ajouter automatiquement des totaux aux tableaux
Vous pouvez très facilement ajouter des totaux à votre tableau. Quand vous allez dans l'onglet Création de tableau et cochez la case "Ligne Total". Vous pouvez également ajouter des totaux en cliquant avec le bouton droit sur votre tableau, puis en sélectionnant "Table" et "Ligne des totaux". Une ligne sera ajoutée au bas de votre tableau, ressemblant à ceci :
Vous pouvez personnaliser la ligne des Totaux en cliquant sur le bouton déroulant à droite de chaque cellule. Cela vous permet de résumer les données avec la moyenne, le nombre, le maximum, le minimum, la somme, l'écart type, la variance et plus encore.
Ces totaux sont incroyables:
Si vous collez de nouvelles données dans votre tableau, les totaux s'ajusteront. De plus, si vous collez des données qui dépassent la taille actuelle du tableau, la ligne Total sera automatiquement déplacée pour faire de la place pour les nouvelles données.
Les totaux ne seront appliqués qu'aux cellules visibles. Si vous filtrez certaines des données de votre tableau, la ligne Total n'affichera que les valeurs basées sur les données visibles.
Vous pouvez ajouter des totaux dans n'importe quelle colonne du tableau. Cliquez simplement dans la ligne Total et utilisez la liste déroulante pour définir le type de total souhaité.
Conseil utile : lorsque vous êtes dans un tableau Excel, si vous appuyez sur la touche de tablature depuis la cellule de droite d'une colonne, cela vous amènera directement à la cellule de gauche de la ligne suivante, tout en restant dans le tableau. Lorsque vous atteignez la dernière cellule, en bas à droite du tableau, si vous appuyez sur la touche de tablature, cela ajoutera une nouvelle ligne au tableau. Ce mécanisme fonctionne également avec les tableaux PowerPoint et Word. Ainsi, lorsque vous avez une ligne Total, utilisez Tab dans la cellule en bas à droite pour ajouter une nouvelle ligne sans écraser la ligne Total.
Raison n°7 : Quand les tableaux s'agrandissent, les formats s'ajustent en conséquence
Le fait que les tableaux s'adaptent automatiquement aux nouvelles données entraîne l'ajustement automatique du format. Les nouvelles lignes ou colonnes prendront le même format que le reste du tableau, et vous pouvez à nouveau l'ajuster manuellement en utilisant l'un des styles suggérés dans l'onglet Création de tableau. Cela vous fera gagner du temps pour mettre en forme chaque nouvelle colonne ou ligne que vous ajoutez à vos données.
Raison n°8 : Les tableaux exécutent automatiquement les formules
Si vous tapez une formule dans une colonne de tableau, Excel exécutera automatiquement la formule sur toute la colonne. Comme chaque colonne est un champ séparé, il n'y a en effet aucune raison pour que les formules soient différentes pour différentes lignes, elles se rempliront donc automatiquement jusqu'à la dernière ligne du tableau.
Dans l'exemple ci-dessous, nous avons le montant de l'achat et le nombre d'articles du panier. Nous voulons calculer le prix moyen par article vendu. Nous entrons donc simplement la formule de division, et lorsque nous appuyons sur la touche "Entrée", la formule s'exécute sur toute la colonne du tableau.
Encore mieux , au fur et à mesure que vous ajoutez de nouvelles lignes, les formules seront automatiquement étendues à ces nouvelles lignes. Cela vous évite d'avoir à faire glisser la formule vers le bas à chaque fois que vous ajoutez de nouvelles données au tableau. Lorsque vous avez beaucoup de lignes, il est facile d'oublier que vous devez ajuster les formules à vos nouvelles données. Et cela peut conduire à des erreurs. Ainsi, les tableaux Excel sécurisent la cohérence des formules.
Raison n°9 : Vous pouvez créer des graphiques dynamiques
Les tableaux vous permettent de créer des tableaux croisés dynamiques ou des graphiques croisés dynamiques en fonction de vos données de tableau. Pour ce faire, sélectionnez simplement n'importe quelle cellule de votre tableau, puis accédez à l'onglet Insertion et cliquez sur Tableau croisé dynamique ou Graphique croisé dynamique.
Le graphique croisé dynamique aura la table comme source de données. Ce qui est intéressant, c'est que comme le tableau s'adapte automatiquement aux nouvelles données, il en va de même pour les tableaux croisés dynamiques et les graphiques croisés dynamiques.
Ci-dessous se trouve un exemple avec un tableau Excel et son graphique croisé dynamique associé affichant le montant de l'achat pour les années 2015, 2016 et 2017.
Maintenant, nous ajoutons une nouvelle ligne de données avec un achat pour 2023. En actualisant simplement le graphique croisé dynamique (depuis l'onglet Analyser, Actualiser), le graphique s'ajuste automatiquement et ajoute une nouvelle colonne pour 2023. Sympa, non ?
Vous pouvez ainsi créer des graphiques dynamiques qui s'ajusteront à tout ajout de données, un outil très utile pour les tableaux de bord Excel !
Raison n°10 : Les tableaux ajustent automatiquement le nom des plages
Chaque fois que vous mettez à jour votre tableau avec des données nouvelles ou supplémentaires, les noms s'ajusteront afin que toute formule, tableau croisé dynamique ou graphique croisé dynamique faisant référence à la colonne reste à jour. Par exemple, le nom Tableau1[Pays] s'ajustera automatiquement pour prendre en compte toute nouvelle ligne ajoutée à votre Table. C'est très utile si vous avez utilisé ce nom dans des formules.
Raison n°11 : Vous pouvez ajouter des formulaires pour faciliter la saisie de nouvelles données
C'est une petite astuce , mais si vous souhaitez que d'autres utilisateurs saisissent de nouvelles entrées dans votre tableau, vous pouvez utiliser les formulaires Excel comme dans l'exemple ci-dessous:
Cela rendra l'ajout de nouvelles données plus agréable. Vous pouvez créer des feuilles Excel où les gens taperont dans des formulaires et rempliront votre tableau Excel sans même le savoir.
Il n'y a qu'un seul problème : les formulaires ne sont pas disponibles par défaut dans Excel. Alors comment les obtenir ?
=> Vous devez ajouter le bouton Formulaire au ruban.
Voici les étapes pour y arriver :
Allez dans Fichier/Options puis Personnaliser le ruban
Sélectionnez "Toutes les commandes" dans la liste déroulante en haut à gauche
Sélectionnez "Tous les onglets" dans la liste déroulante en haut à droite
Sous l'onglet Tableaux, créez un "Nouveau groupe" à partir du bouton en bas à droite de la fenêtre. C'est l'endroit où le bouton Formulaire sera ajouté
Dans la liste de gauche, recherchez "Formulaire"
Cliquez sur "Ajouter" puis validez avec ok
Vous devriez maintenant voir le bouton Formulaire à l'emplacement que vous avez défini :
Raison n°12 : Vous pouvez utiliser des segments et des chronologies pour filtrer vos données et vos graphiques
Ok, alors faites attention maintenant, c'est un truc sympa pour les afficionados des tableaux de bord. Étant donné que les tableaux Excel vous permettent de créer un graphique croisé dynamique, vous pouvez également y ajouter des segments et des chronologies.
Qu'est-ce que c'est? Des outils très utiles pour filtrer vos données et une bon moyen de partager votre feuille Excel avec d'autres personnes.
Pour insérer un segment ou une chronologie, sélectionnez votre graphique et accédez à l'onglet Analyse des graphiques pivotants. Cliquez sur "Insérer un segment" ou "Insérer une chronologie" et sélectionnez le ou les champs sur lesquels vous souhaitez laisser l'utilisateur de votre classeur filtrer. Par exemple ici, nous voulons permettre aux utilisateurs de visualiser les montants pour n'importe quel pays et pour n'importe quel trimestre. On ajoute donc un segment (pour les pays) et une Timeline (pour la date d'achat). Voici les résultats:
Désormais, en cliquant simplement sur n'importe quel trimestre de la chronologie ou sur n'importe quel pays du segment, le graphique se mettra automatiquement à jour pour n'afficher que les données souhaitées. Et rappelez-vous, il s'ajustera également automatiquement lorsque vous ajouterez de nouvelles données à votre tableau!
Conclusion: Au cas où ça n'était pas clair, vous devriez vraiment utiliser les tableaux Excel à chaque occasion!
Vous voulez maîtriser Excel ? Essayez notre complément Power-user apportant des dizaines de fonctionnalités à PowerPoint et Excel pour vous faire gagner un temps considérable !